NORMALIZAÇÃO NA MANUTENÇÃO:
IMPORTÂNCIA, OBSTÁCULOS E SOLUÇÕES



Marcos Antonio Lima de Oliveira (1)
Diretor Técnico da QUALITAS
Certified Quality Engineer - ASQ/USA


SUMÁRIO

1. Breve histórico da normalização
2. A importância de normas de empresas
3. Procedimentos
4. Relatórios Técnicos
5. Obstáculos para a implantação e sugestões para superá-los
6. Bibliografia


(1) Certified Quality Engineer - ASQC-USA
Coordenador do Sistema de Qualidade da Politeno S.A.
Vice-coordenador do Núcleo de Qualidade e Produtividade do CETEAD/Escola de Administração/UFBA
Autor do livro QUALIDADE: O DESAFIO DA PEQUENA E MÉDIA EMPRESA, Ed. Qualitymark/SEBRAE-CE


1. BREVE HISTÓRICO DA NORMALIZAÇÃO

O conceito de normalizaçåo e padronizaçåo é tão antigo quanto a história da civilizaçåo. A primeira necessidade foi a da comunicaçåo oral. Foi necessário que os homens das cavernas padronizassem determinados sons, associando-os a objetos ou ações. A vida em grupo também requereu a padronizaçåo de comportamentos sociais. Esse sentimento acompanhou a evoluçåo da civilizaçåo. Para que o comércio funcionasse foi necessário estabelecer um padråo de valor. Começaram a cunhar as primeiras moedas em metais nobres como o ouro e a prata. Para que essas trocas funcionassem começaram a ser padronizadas as medidas de peso e comprimento.

À medida que a civilizaçåo evoluia, essa necessidade aumentava. No antigo Egito, a construçåo das pirâmides envolveu um grande movimento de blocos de pedras vindos de diferentes regiões. Para que a construçåo seguisse a contento era necessário que os blocos tivessem dimensões padronizadas. Essas ações incipientes nåo tiveram grande modificaçåo até o início da revoluçåo industrial. Com o surgimento da máquina a vapor, os aspectos de mediçåo passaram a ser importantes. Surgiu a necessidade de se estabelecer tolerâncias para as medições. A diversidade de critérios para medições fez surgir a necessidade de padronizaçåo. Surgiram entåo o metro, o quilograma, etc. Um dos benefícios da Revoluçåo Francesa foi a adoçåo do sistema métrico decimal.

A 2a. guerra mundial foi quem provocou um impulso nessa atividade. Os Estados Unidos, devido ao ataque japonês a Pearl Harbour, viram-se envolvidos num esforço de guerra para o qual eles nåo haviam se preparado. De repente tiveram que adaptar suas indústrias, especialmente as mecânicas e metalúrgicas, para produzir canhões, aviões, navios, fuzis, etc. Como eles tinham que trabalhar contra o tempo, as atividades de fabricaçåo foram divididas entre as diversas empresas que tinham maior afinidade com a produçåo daquele item específico. As peças passaram a ser produzidas em locais distantes geograficamente e enviadas para um local onde era feita a montagem dos armamentos. Para que isso funcionasse foi necessário que se investisse em padronizaçåo de medidas e tolerâncias para que as diversas peças se encaixassem entre si.

Em 1947 foi criada a International Standardization Organization - ISO ( Organizaçåo Mundial para Normalizaçåo ). Essa entidade foi formada pelos órgåos de normalizaçåo de cada país. Tem como objetivo principal buscar uma padronizaçåo a nível mundial de forma a facilitar o comércio entre os países.

A Normalizaçào técnica tem como objetivos principais:

1) Proteger a populaçåo em aspectos relacionados a saúde e segurança;

2) Definir os requisitos necessários à obtençåo da Qualidade requerida pelo Cliente;

3) Prover soluçåo para problemas repetitivos, aumentando a produtividade e reduzindo os desperdícios, colaborando assim com a conservaçåo de recursos naturais e do meio ambiente.

4) Assegurar a absorçåo e transferência da tecnologia;

5) Facilitar o comércio internacional.

A normalizaçåo técnica baseia-se em resultados da ciência, da tecnologia e da experiência prática. Ela tem como preceito básico a obtençåo do consenso entre as diversas partes envolvidas: o fabricante, o fornecedor e o cliente/usuário. As normas såo ferramentas poderosas da administraçåo pois aceleram as decisões, reduzem a variedade e dåo soluções rápidas e seguras para problemas repetitivos. Por todos esses aspectos a normalizaçåo é uma das poderosas ferramentas necessárias à implantaçåo de um Sistema da Qualidade.

O esforço de normalização passou a ser reconhecido pela comunidade industrial. Normas que foram criadas por associações técnicas, como ASME e API, mesmo sem ter um caráter impositivo legal, passaram a ser exigidas como pré-requisitos em processos de compras


2. A IMPORTÂNCIA DE NORMAS DE EMPRESAS

As empresas procuram desenvolver sistemas de normalização próprios devido aos seguintes aspectos:

a) As normas internacionais ou nacionais abrangem um largo campo de conhecimento. Sua linguagem geralmente é inadequada para o operário da produção. Às vezes há áreas da empresa que não são cobertas por normas internacionais ou nacionais.

b) É uma forma de registrar a sua própria tecnologia gerada. Muitas vezes a empresa perde suas próprias inovações com a saída ou transferência de um funcionário.

c) Através dela obtém-se uma padronização de materiais, reduzindo o nível de estoques, e consequentemente de custos, e o trabalho com o processo de compra e com a manutenção desse estoque.

d) Através da normalização a empresa pode definir mais claramente o padrão de qualidade que ela deseja para seus produtos ou serviços.

e) Também obtém-se uma padronização na execução dos serviços de manutenção, aumantando a qualidade, a confiabilidade e a segurança.

No caso específico da manutenção há uma série de vantagens. Uma é a a facilidade para treinamento de novos funcionários e a padronização na execução das atividades, assegurando sua qualidade. Outra é a orientação para o correto registro de dados referentes aos serviços executados ( relatórios, listas de verificação, formulários, etc ). Esse registro é essencial para o histórico de equipamento e para a análise estatística de falhas. Só a partir de um banco de dados com informações precisas é que pode-se pensar em implantar estudos de confiabilidade de equipamentos e sistemas.

A segurança na realização dos trabalhos também é aumentada pois durante a elaboração do procedimento é feita uma análise de riscos, tomando-se as contra-medidas necessárias. Temos também como vantagem a sedimentação e a ampliação do nível de conhecimento da equipe de manutenção, o que contribuirá para a auto-realização pessoal e motivação.


3. PROCEDIMENTOS

Há vários tipos de normas: procedimentos, especificação, método de análise, ensaio, padronização, terminologia e simbologia. Na área de manutenção as mais utilizadas são procedimentos, especificação e padronização.

Um procedimento precisa ser elaborado quando há necessidade de estabelecer requisitos básicos e ações necessárias para a execução de um trabalho. Ele também é importante para padronizar a execução de um mesmo trabalho feito por diferentes pessoas ( por exemplo: turnos diferentes ) e para o treinamento de novos funcionários. Um procedimento é também muito útil quando há necessidade de alterar um método de trabalho: para dar conhecimento a todos deve-se distribuir cópias do procedimento revisado e promover reuniões ou palestras para assegurar que houve compreensão daqueles que utilizarão o procedimento.

Um procedimento geralmente especifica:

- o propósito e o escopo de uma atividade;
- o que deve ser feito;
- quem executará as ações;
- quando e onde as ações acontecerão;
- como, com quais ferramentas e com quais instruções;
- de que forma as atividades serão registradas e controladas.

A apresentação do procedimento deve seguir uma sequência que facilite sua utilização pelo usuário. As ações devem ser apresentadas na sequência em que elas ocorrerão. O procedimento deverá ser claramente identificado. Para isso deve indicar o seu título, o nome do autor, o órgão emitente, data de emissão e número da revisão.

Sugerimos que o procedimento tenha os seguintes tópicos:

1. Objetivo
Explique claramente sua finalidade. Delimite o campo de aplicação para evitar o seu uso em situações indevidas. Um objetivo definido facilita a elaboração do procedimento.

2. Definições
Defina termos que não são comuns, termos em língua estrangeira, termos que possam gerar dúvida de interpretação. Inclua a definição de iniciais ou acrônimos utilizados.

3. Ferramentas/materiais utilizados
Liste o que for necessário para a execução da tarefa ou serviço.

4. Descrição
Exponha de forma detalhada a forma de execução do serviço. Utilize uma linguagem clara, evitando o uso de termos técnicos de difícel compreensão. Use as frases na ordem direta: sujeito, verbo, completementos. Deve ficar claro quais registro, quais formulários devem ser preenchidos, que pontos devem ser controlados.

5. Documentos de referência
Cite normas, especificaçôes e/ou outros procedimentos que foram consultados durante a elaboração deste procedimento.
O procedimento é um tipo particular de norma técnica.

6. Anexos
Inclua informações complementares, por exemplo, cópia dos formulários que deverão ser preenchidos, cópia das listas de verificação, etc. Nunca coloque nesta seção os requisitos ou as responsabilidades. Estes devem constar do item 4. Descrição.
Para iniciar a elaboração de um procedimento é necessário que o autor conheça bem o trabalho, como ele é conduzido e quais são os passos seguintes. O primeiro passo é elaborar um esboço. A melhor maneira é desenhar um fluxograma mostrando a sequência dos fatos. Ele permitirá identificar espaços ("gaps") na cadeia de comunicação, atividades que foram esquecidas ou que aperecem de forma duplicada. O passo seguinte é o procedimento ser comentado por outras pessoas. O primeiro grupo a comentar deve ser o de pessoas que vão executar as ações determinadas no procedimento. São as pessoas que mais conhecem as operações, elas podem identificar tarefas difìceis de serem executadas ou mesmo tarefas faltantes. O procedimento também deve ser comentado pelas pessoas que terão interfaces com esse procedimento. Assim serão evitadas falhas de comunicação.


4. RELATÓRIOS TÉCNICOS

O registro de dados referentes aos serviços executados é essencial para o aperfeiçoamento dos serviços de manutenção e para a formação de banco de dados para análise estatística de falhas. Uma das formas de obter esse registro é através de relatório técnico.

Propomos a introdução de um relatório padronizado, com um sistema de circulação dirigida, de forma que a informação seja registrada e transmitida aos departamentos e pessoas envolvidos, colhendo sugestões e opiniões, retornando ao órgão inicial para consolidação desses comentários e para diligenciamento das recomendações.

O relatório é uma importante ferramenta para a coleta de sugestões e recomendações visando implantar as ações corretivas. É através de relatórios que se obtém o registro das ocorrências anormais, seja de equipamento ou sistema. É portanto uma etapa indispensável antes da implantação de qualquer técnica de análise de confiabilidade de equipamentos ou instalações. É preciso restringir o número de relatórios ao imprescindível. Relatórios dispensáveis geram descrédito e desinteresse.

O relatório, a exempo dos procedimentos, deve ser claramente identificado, contendo título, autor, órgão emitente, data de emissão, número da revisão e número de páginas. Apresentamos abaixo um modelo já testado com sucesso.

1. Resumo
Escreva só após concluir a redação de todo o relatório. Recomenda-se utilizar a terceira pessoa. Deve ser resumido o conteúdo do relatório e suas conclusões, de forma que o leitor deste resumo se interesse em ler todo o seu conteúdo.

2. Objetivo
Explique sua finalidade, importância e limitações.

3. Descrição
Identifique quem é o público alvo deste relatório, quem é o cliente principal. Utilize uma linguagem acessível a esse cliente. Exponha de forma detalhada o trabalho executado, mencionando o material utilizado, métodos e experiências empregados, análises e resultados obtidos, com respectivas vantagens e desvantagens. Sempre que possível coloque parâmetros de custo e lucro. Valem aqui também as mesmas recomendações de redação feitas para procedimentos.
Para que o problema fique bem caracterizado, evitando dúvidas de interpretação, o relatório sobre ocorrências anormais com equipamentos/sistemas deve conter as informações abaixo, conforme o caso:

- Tipo de falha ( componente, equipamento, sistema ) - citar nome e TAG;
- Sintomas da falha, descrição do que foi observado, data da ocorrência;
- "Part number" da(s) peça(s) afetada(s);
- Nome do fabricante;
- Número de horas de operação, data da última intervenção de manutenção;
- Medidas que foram tomadas;
- Custos

4. Recomendações
Apresente suas sugestões para evitar que os fatos negativos relatados venha a ocorrer de novo ou para que o trabalho possa ser executado de uma forma que propicie maior qualidade e/ou produtividade, com redução de custos. Aqui é bom relembrar um conceito básico da implantação de Sistemas da Qualidade que é o de melhoramentos contínuos. O relatório técnico é uma importante ferramenta pois ele é elaborado por engenheiros, supervisores e técnicos especializados, pessoas que conhecem o processo e as operações.

5. Conclusão
Descreva em poucas linhas o raciocínio desenvolvido e os resultados obtidos.

6. Referências
Cite os relatórios, os procedimentos, os manuais, as listas de verificação, as folhas de leitura que foram consultadas durante o desenvolvimento dos trabalhos.

7. Palavras-chave
Cite duas ou três palavras relativas ao assunto do trabalho. São as palavras que você normalmente usaria no futuro quando fosse pedir à secretária uma cópia deste relatório. Essa etapa de indexação é essencial para uma rápida recuperação deste relatório.

8. Anexos
Relacione informações complementares que fazem parte do relatório: gráficos, tabelas, desenhos, etc. É uma parte que nem todos os leitores precisam ler ou conhecer com detalhes.


5. OBSTÁCULOS PARA A IMPLANTAÇÃO E SUGESTÕES PARA SUPERÁ-LOS.

Como vimos nos capítulos anteriores, a informação é registrada, indexada, arquivada e recuperada através de diversos meios. A maneira ainda mais comum é o registro em papel, feito através de normas, procedimento, relatório técnicos, listas de verificação, etc. A maior barreira no chão da fábrica é a falta de hábito de nossos operários de elaborar e até mesmo ler/compreender documentos. Essa barreira é, em primeiro lugar, de ordem educacional. Superada essa barreira educacional, através de escolaridade adequada na seleção ou via treinamento, aparece a barreira de ordem cultural, da falta de hábito de escrever qualquer coisa, até mesmo uma carta. E, quando se escreve, há o hábito de ser prolixo, deixando de lado a objetividade. São heranças do nosso processo de colonização.

Para que um sistema de procedimentos e relatórios seja implantado com sucesso, é necessária a participação de todos na geração das informações, na elaboração dos procedimentos. É imprescindível que as pessoas estejam comprometidas. O consenso é essencial. Isso é conseguido com a participação de técnicos, operários, em grupos de trabalho para a elaboração e discussão dos procedimentos. Ao participar do processo de elaboração dos procedimentos, o funcionário automaticamente fica comprometido com sua implantação e seu sucesso. Se isso não acontecer, certamemente a norma não será utilizada pelo pessoal de campo.

Já não é mais adequado aos nossos dias o modelo Taylorista onde um pequeno grupo de profissionais fazia o planejamento do trabalho e escrevia os procedimentos que deveriam ser seguidos pelos operários. Esse sistema só funcionou bem na primeira metade do século, quando a maior parte dos operários era analfabeta ou semi-analfabeta. Com o aumento da escolaridade, é necessário motivar o operário através da sua participação na definição dos serviços. Essa barreira só será vencida quando os operários se sentirem co-participantes.

É essencial para o funcionamento que haja credibilidade quanto ao uso dos procedimentos. É preciso evitar a todo custo, ou reduzir ao mínimo, os "by-passes" aos procedimentos. O exemplo dos dirigentes é essencial. Sempre que for identificada a necessidade de agir de forma diferente do procedimento, este deverá ser revisto antes.

É necessário desenvolver uma metodologia de implantação. Inicialmente selecione uma área piloto. Realize palestras apresentando a filosofia do relatório. O principal é vender a todos que a elaboração do relatório seguindo este modelo facilitará o trabalho de todos, principalmente a sua fácil recuperação. É também preciso vender a idéia de que o relatório é uma forma de registrar o bom trabalho executado pelo profissional, com suas sugestões para o aperfeiçoamento da função manutenção. É uma forma de registrar o crescimento do profissional, que poderá ser consultado pela chefia na época da avaliação de desempenho para identificar os profissionais que mais contribuiram para o desenvolvimento da manutenção.

A elaboração de um procedimento é iniciada pelo levantamento de informações já disponíveis. Leia manuais, catálogos, converse com as pessoas que já executaram a tarefa. Elabore um fluxograma, seguindo a sequência de ações. Veja os pontos onde é necessário tomar uma decisão, verificando se o dados e padrões necessários para essa tomada de decisão estão disponíveis. De posse da minuta do procedimento, procure acompanhar no campo a execução do serviço, completando as informações faltantes. Submeta a minuta do procedimento para comentários dos que executarão a tarefa e seu supervisor. Não se esqueça de dar um retorno a essas pessoas sobre a utilização ou não dos seus comentários. Concluida a redação do procedimento e sua aprovação, programe a realização de palestras ou trabalhos supervisionados no campo para que todos os envolvidos conheçam o procedimento e passem a utilizá-lo com segurança.

Procure envolver o órgão de documentação, o arquivo técnico ou a biblioteca. Outra área que pode ajudar é a de O&M.

Sugerimos que seja elaborado o Manual de Qualidade da Manutenção. A nova revisão da ISO 9000 a ser publicada brevemente já inclui o assunto manutenção.Sugerimos um manual com os seguintes capítulos:

1. Organização.
2. Recursos Humanos.
3. Recursos Materiais.
4. Procedimentos administrativos de interfaces externas.
5. Atividades de rotina.
6. Procedimentos técnicos.


6. BIBLIOGRAFIA

ASQC Reliability Division. A Reliability Guide to Failure Reporting, Analysis, and Corrective Action Systems Milwaukee, USA, 1986.

Oliveira, Marcos Uma barreira para a normalização técnica Anais do 2. Congresso Internacional de Normalização e Qualidade, ABNT, São Paulo, 1991

Oliveira, Marcos Barriers to quality documentation in developing countries 3rd. World Quality Congress, Helsinki, 1993


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